Personvern
PERSONVERNERKLÆRING FOR SENDSMART SOLUTIONS
Denne personvernerklæringen gjelder for SendSmart Solutions AS (“SendSmart“, “vi” eller “oss“) med organisasjonsnummer 989 079 255 og registrert adresse i Pløens gate 2B 0181 Oslo.
SendSmart opptrer som behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.
Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vurderingene vi har gjort, kan du kontakte med oss på info@sendsmart.no eller på telefon +47 22 40 29 60. For utøvelse av dine rettigheter kan du finne mer informasjon i punkt 7 nedenfor.
1. HVEM ER VI?
SendSmart er tilbyder av komplette løsninger for pakking og spesialfrakt, print og kopi og utleie av postbokser. Som del av vårt tilbud om spesialfrakt har vi komplette løsninger for trygg og sikker frakt/sending til og fra destinasjoner over hele verden. Innpakking og emballasje som passer til det våre kunder skal frakte får man selvsagt også hos oss. Vi tilbyr videre fleksible og kostnadseffektive løsninger på print og kopi. Ved behov vil våre kunder i tillegg få hjelp med grafisk utforming. I vår butikk på Youngstorget i Oslo, tilbyr vi til våre kunder sikker leie av postbokser som er ideelle for både bedrifter og privatpersoner. Ved forespørsel vil SendSmart også kunne tilby å videresende forsendelser via post eller skanning.
Som kunde hos oss er en av våre hovedprioriteringer at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen vil vi derfor forklare hvorfor vi innhenter informasjon om deg, hvordan vi bruker informasjonen og hvordan vi ivaretar ditt personvern.
Personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne tilby våre tjenester til deg som vår kunde. Vi vil også behandle noen personopplysninger i forbindelse med din interaksjon med våre nettsider sendsmartsolutions.com.
2. HVEM VI BEHANDLER PERSONOPPLYSNINGER OM
Personvernerklæringen retter seg mot behandling av personopplysninger om følgende personer:
- Privatkunder
- Kontaktpersoner hos våre virksomhetskunder
- Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
- Besøkende på våre nettsider no
3. FORMÅL, TYPER PERSONOPPLYSNINGER OG RETTSLIG GRUNNLAG
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål SendSmart behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger som behandles og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
3.1 Behandling av personopplysninger i forbindelse med bestilling, kjøp og gjennomføring av våre pakke og frakttjenester
For å kunne behandle din forespørsel om å motta våre tjenester for pakking og frakt, eller gi deg et tilbud om slike tjenester, via vårt fraktskjema på vår nettside, er vi nødt til å behandle visse personopplysninger om deg som kunde. I denne sammenheng vil vi behandle følgende personopplysninger:
- Navn
- Adresse
- E-postadresse
- Telefonnummer
Denne typen behandling av personopplysninger gjøres fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg om levering av pakke- og frakttjenester eller som en prekontraktuell nødvendighet for at vi skal gi deg et tilbud i forbindelse med inngåelse av slik avtale om leveranse av pakke- og frakttjenester jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Videre må SendSmart behandle dine betalingsopplysninger for å kunne gjennomføre betaling for den relevante tjenesten som du ønsker å motta av SendSmart. Denne typen behandling av personopplysninger gjøres også for å oppfylle tjenesteavtalen med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Dersom du ikke inngår avtale med SendSmart i kraft av å være privatperson (privatkunde), men istedenfor opptrer som kontaktperson eller representant på vegne av en virksomhetskunde, vil vi behandle de samme personopplysningene som nevnt ovenfor med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Behandlingen av dine personopplysninger som kontaktperson for en virksomhetskunde vil være tilknyttet vår legitime interesse og formål å kunne administrere vårt avtaletilbud, avtaleforhold eller kommunikasjon i forbindelse med avtaleforholdet, overfor våre virksomhetskunder.
3.2 Behandling av personopplysninger i forbindelse med bestilling, kjøp og gjennomføring av våre tjeneste for print og kopi
For å kunne behandle din forespørsel om å motta våre tjenester for print og kopi, eller gi deg et tilbud om slike tjenester, via vårt skjema for print og kopi på vår nettside, er vi nødt til å behandle visse personopplysninger om deg som kunde. I denne sammenheng vil vi behandle følgende personopplysninger:
- Navn
- Adresse
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Eventuelt andre personopplysninger dersom du av eget initiativ har oppgitt slik informasjon i meldingsfeltet i skjemaet for print og kopi på vår nettside
Denne typen behandling av personopplysninger gjøres fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg om levering av print- og kopitjenester eller som en prekontraktuell nødvendighet for at vi skal gi deg et tilbud i forbindelse med inngåelse av slik avtale om leveranse av pakke- og frakttjenester jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Alternativt vil personopplysninger i forbindelse med prekontraktuell kommunikasjon og tilbud også kunne behandles på bakgrunn av ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
Videre må SendSmart behandle dine betalingsopplysninger for å kunne gjennomføre betaling for den relevante tjenesten som du ønsker å motta av SendSmart. Denne typen behandling av personopplysninger gjøres også for å oppfylle tjenesteavtalen med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Dersom du ikke inngår avtale med SendSmart i kraft av å være privatperson (privatkunde), men istedenfor opptrer som kontaktperson eller representant på vegne av en virksomhetskunde, vil vi behandle de samme personopplysningene som nevnt ovenfor med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Behandlingen av dine personopplysninger som kontaktperson for en virksomhetskunde vil være tilknyttet vår legitime interesse og formål å kunne administrere vårt avtaletilbud, avtaleforhold eller kommunikasjon i forbindelse med avtaleforholdet, overfor våre virksomhetskunder.
3.3 Behandling av personopplysninger i forbindelse med bestilling, kjøp og leie av postbokser
For å kunne behandle din forespørsel om å motta vår tjeneste for leie av postboks hos SendSmart, eller gi deg et tilbud om slik tjeneste, via vårt skjema for postboks på vår nettside, er vi nødt til å behandle visse personopplysninger om deg som kunde. I denne sammenheng vil vi behandle følgende personopplysninger:
- Navn
- Adresse
- E-postadresse
- Telefonnummer
- Eventuelt andre personopplysninger dersom du av eget initiativ har oppgitt slik informasjon i meldingsfeltet i skjemaet postboks på vår nettside
Denne typen behandling av personopplysninger gjøres fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg om leie av postboks eller som en prekontraktuell nødvendighet for at vi skal gi deg et tilbud i forbindelse med inngåelse av slik avtale om leie av postboks jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Alternativt vil personopplysninger i forbindelse med prekontraktuell kommunikasjon og tilbud også kunne behandles på bakgrunn av ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
Videre må SendSmart behandle dine betalingsopplysninger for å kunne gjennomføre betaling for den relevante tjenesten som du ønsker å motta av SendSmart. Denne typen behandling av personopplysninger gjøres også for å oppfylle tjenesteavtalen med deg, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Dersom du ikke inngår avtale med SendSmart i kraft av å være privatperson (privatkunde), men istedenfor opptrer som kontaktperson eller representant på vegne av en virksomhetskunde, vil vi behandle de samme personopplysningene som nevnt ovenfor med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Behandlingen av dine personopplysninger som kontaktperson for en virksomhetskunde vil være tilknyttet vår legitime interesse og formål å kunne administrere vårt avtaletilbud, avtaleforhold eller kommunikasjon i forbindelse med avtaleforholdet, overfor våre virksomhetskunder.
3.4 Behandling av personopplysninger i forbindelse med markedsføring
SendSmart behandler per i dag ingen personopplysninger om våre kunder for å utføre markedsføringsaktiviteter. Dette er likevel noe som SendSmart kan komme til å igangsette i fremtiden, slik at du som kunde skal kunne få best mulig informasjon om våre tjenester og tilbud.
I den grad SendSmart behandler personopplysninger om deg som kunde for å sende deg digital markedsføring, vil dette bare utføres dersom du har avgitt ditt samtykke til dette. Digital markedsføring innebærer blant annet nyhetsbrev og annet markedsføringsmateriale som sendes via e-post eller SMS. Til dette formålet vil vi bare benytte ditt navn (evt stillingstittel) og din e-postadresse eller telefonnummer. Denne behandlingen av personopplysninger vil gjøres i henhold til GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og markedsføringsloven § 15 (samtykke).
Du vil når som helst kunne tilbakekalle ditt samtykke til markedsføring. Dette kan du gjøre ved å klikke på linken i e-posten du mottar fra oss eller ta kontakt med oss direkte.
3.5 Bruk av informasjonskapsler (cookies)
SendSmart benytter seg ikke av noen informasjonskapsler på nettsiden www.smartsolutions.no utover det som er helt nødvendig for å drifte nettsiden.
4. MOTTAKERE AV DINE PERSONOPPLYSNINGER
SendSmart vil i noen tilfeller kunne utlevere personopplysninger til andre i den grad det er nødvendig for administrasjon av vår drift og for å kunne utøve vår virksomhet.
SendSmart kan blant annet dele dine personopplysninger med vår leverandør av IT-systemer og teknisk bistand, CRM-systemer og leverandør kontaktskjemaer på vår nettside. Disse aktørene behandler personopplysninger som databehandler, og deres behandling er underlagt en databehandleravtale. Leverandørene er pålagt å handle etter dokumentert instruks fra SendSmart, og kan ikke bruke personopplysninger til egne formål.
I tillegg kan vi i enkelte tilfeller utlevere personopplysningene dine til andre selskaper som selv vil være ansvarlige for hvordan de behandler personopplysningene dine. Vi kan blant annet utleverer personopplysningene dine partnere som håndterer betalingstjenester og offentlige myndigheter dersom dette er pålagt med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.
Dersom SendSmart selger eller kjøper en virksomhet eller aktiva, kan SendSmart eventuelt overføre personopplysningene dine til en potensiell selger eller kjøper av en slik virksomhet eller slike aktiva.
Hvis SendSmart eller en vesentlig del av SendSmarts eiendeler selges til et annet selskap, kan personopplysningene til våre kunder også deles i forbindelse med salget.
Vi tar hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak i samsvar med gjeldende personvernlovgivning for å sikre at personopplysningene dine blir håndtert på en sikker måte ved overføring eller deling av personopplysninger med en tredjepart.
5. OVERFØRING AV DINE OPPLYSNINGER TIL LAND UTENFOR EU/EØS
Som hovedregel behandler vi personopplysningene dine innenfor EU/EØS. Dersom personopplysningene behandles utenfor EU / EØS, foreligger det enten en beslutning fra EU-kommisjonen om at det aktuelle tredjelandet garanterer et adekvat beskyttelsesnivå, eller så sørger vi for at det finnes egnede beskyttelsestiltak som sikrer at rettighetene dine etter GDPR ivaretas. Eksempler på slike passende sikkerhetstiltak er at dataoverføringen er underlagt EU-kommisjonens standardkontrakter eller at den relevante tredjeparten følger godkjente atferdsnormer.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvilke sikkerhetstiltak SendSmart har iverksatt, kan du kontakte SendSmart via kontaktinformasjonen som angitt innledningsvis i denne personvernerklæringen.
6. TIDSROM FOR OPPBEVARING AV DINE OPPLYSNINGER
SendSmart vil oppbevare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene med behandlingen av dine personopplysninger.
Personopplysninger som blir behandlet i forbindelse med prekontraktuelle tilbud vil bli slettet omgående innen rimelig tid etter at et tilbud eventuelt har blitt avslått og avtale ikke inngås med deg som kunde.
Personopplysninger som behandles i forbindelse med administrasjon og gjennomføring av avtalen som vi har med deg i forbindelse med leveransen av våre tjenester, vil bli lagret i minimum tre år etter avsluttet avtaleforhold for å kunne behandle eventuelle klager eller garantikrav tilknyttet avtaleforholdet.
I tillegg vil vi ha en plikt til å oppbevare enkelte opplysninger som følge lovpålagte plikter slik som regnskapslovgivningen og bokføringslovginingen. Visse opplysninger vil dessuten oppbevares for å imøtekomme formuerettslige krav.
7. DINE RETTIGHETER
SendSmart har implementert relevante og tilpassede tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger for å beskytte dine opplysninger og sikre dine rettigheter. Nedenfor følger en oversikt over hvilke rettigheter du har i henhold til GDPR:
Rett til innsyn: | Vi streber etter å være åpne og transparente om hvordan vi behandler personopplysningene dine. Hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi behandler personopplysningene dine eller ønsker å få utlevert personopplysningene som vi behandler om deg, kan du be om innsyn i informasjonen vi har lagret om deg. Hvis vi mottar en forespørsel om innsyn, kan vi komme til å be deg om å oppgi mer informasjon om hvem du er, for å sikre at vi utleverer dataene til riktig person. |
Rett til retting: | Dersom du blir oppmerksom på at vi sitter på utdaterte eller feilaktige opplysninger om deg, kan du når som helst be oss om å rette opp i feilen ved å ta kontakt med oss. |
Rett til sletting og begrensning: | Du har rett til å be om at dine personopplysninger slettes eller at bruken av dem blir begrenset, for eksempel hvis du mener at personopplysningene dine behandles i strid med gjeldende lovgivning. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi er lovpålagt å lagre enkelte opplysninger f.eks. til regnskapsformål eller for å imøtekomme et rettskrav. |
Rett til dataportabilitet: | I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse utlevert i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format. Hvis det er teknisk mulig, kan du også anmode om å få opplysningene oversendt til en tredjepart. |
Rett til å protestere: | Du har rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger dersom disse f.eks. behandles på grunnlag av våre legitime interesser. Personopplysningene dine kan ikke brukes i direktemarkedsføring på dette grunnlag hvis du motsetter deg slik behandling. Hvis du ikke ønsker at informasjonen din blir brukt i direktemarkedsføring, vil vi slutte å behandle dine personopplysninger til slike formål For øvrig, så kan du når som helst trekke tilbake dine eventuelle samtykker til behandling av personopplysninger for markedsføringsformål. Se her punktet nedenfor om retten til å trekke tilbake samtykker. |
Rett til å trekke tilbake samtykke | Dersom du har avgitt samtykke til vår behandling av dine personopplysninger, har du alltid rett til å trekke dette samtykket tilbake når som helst ved å kontakte oss. Dette berører likevel ikke lovligheten av den behandling som er basert på ditt samtykke før du har tilbakekalt det. |
Rett til å sende inn en klage til Datatilsynet | Hvis du ønsker å klage over vår behandling av dine personopplysninger, er du velkommen til å rette en henvendelse direkte til SendSmart. Hvis det konkrete forhold du ønsker å klage over ikke blir løst av oss, og du ønsker å gå videre med saken, kan du klage til den relevante tilsynsmyndighet: Datatilsynet Postboks 458 Sentrum 0105 Oslo E-mail: postkasse@datatilsynet.no www.datatilsynet.no |
Hvis du ønsker å utøve en av dine rettigheter, som redegjort for ovenfor, kan du når som helst ta kontakt med oss. Våre kontaktopplysninger finner du helt innledningsvis i denne personvernerklæringen.
8. ENDRINGER AV PERSONVERNERKLÆRINGEN
Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere eller endre personvernerklæringen. Ved større endringer vil vi informere om dette.